Es habitual que en oficinas y despachos se maneje cierta cantidad de información reflejada en documentos de papel. La mayoría de las personas recurren a la eliminación de estas hojas tirándolas a la basura y debes saber que es un error. No hay que olvidar que mucha de la documentación que se maneja en una empresa, contiene datos confidenciales, por lo que es fundamental extremar la precaución.
La destrucción de documentos es un elemento clave en cualquier empresa, y es necesario hacer una buena gestión documental para proteger la intimidad y la confidencialidad de la información.
Si eres una de las personas que cada cierto tiempo debes destruir documentos y no sabes muy bien cómo hacerlo ¡sigue leyendo!
Desde OfiExperts, tu suministrador de material de papelería, oficina y colegios, te queremos ayudar mostrándote la información básica que necesitas saber para destruir los documentos de una manera segura y correcta.
¿Por qué es importante la destrucción documental?
Cómo se ha explicado antes, las empresas contienen muchos documentos con datos confidenciales, y con una buena destrucción evitamos que estos documentos se manipulen posteriormente, se pierdan o pasen a terceros.
¿Qué documentos hay que destruir?
No es difícil saber que documentos deben ser destruidos. Esencialmente cualquier documento que contenga información personal, financiera o de la empresa. Nombres de clientes, de proveedores, datos de contacto, cuentas bancarias…
La mejor manera de proteger la información confidencial es destruirla con una destructora y no tirar los documentos a la basura.
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
El Reglamento General de Protección de Datos es un reglamento europeo que tiene como objetivo garantizar la protección de las personas físicas por lo que respecta el tratamiento de sus datos personales.
Según el RGPD, todos los documentos que contengan datos personales deben ser procesados de forma que se garantice la seguridad de estos utilizando las medidas técnicas u organizativas apropiadas. En caso contrario podrán ser sancionados con multas de importe cuantía.
Solo con una buena destrucción documental se podrá cumplir con el RDPD.
Razones para destruir
Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos es la primera gran razón para destruir de una forma correcta. Pero hay muchas otras razones y motivos para contar con una destructora.
1) Plagio y espionaje. Actualmente nos encontramos en un mundo muy competitivo, en el cual obtener información de la competencia supone un adelante estratégico, por lo que una buena destrucción evitará que la información caiga en manos de la competencia. El uso de una destructora también impedirá que información relevante pueda caer en manos de terceras personas que puedan utilizarla en contra de nuestra empresa.
2) Seguridad. Una de las cuestiones más importantes es destruir todos aquellos documentos que contienen información relevante o confidencial que no nos interesa que nadie vea.
3) Orden y limpieza. La acumulación de documentos supone un problema de espacio. Con la destrucción de papeles conseguimos mantener nuestra oficina limpia y ordenada, ya que eliminamos de armarios, cajones y mesas aquella información que no nos interesa.
4) Evita confusiones. Cuando realizamos cambios o simplemente hay varias copias, la destrucción de estos documentos ayudará a evitar confusiones con versiones antiguas, obsoletas o erróneas.
5) Reciclaje. Una destructora de papel nos ayuda a eliminar y tirar papeles contribuyendo al reciclaje de papel. Los papeles triturados son más fáciles de reciclar, ya que las hojas ya han sido separadas del resto de residuos.
¿Cómo elegir la mejor opción de destructora?
Para elegir una buena destructora es importante tener en cuenta diversas cuestiones como dónde la utilizaremos, con qué frecuencia, que cantidad de documentos voy a destruir, cuántas personas van a compartir la destructora, qué nivel de seguridad necesito…
Fellowes ha diseñado una estrategia de segmentación que te ayudará a contestar todas las preguntas que te debes hacer.
¿Qué nivel de seguridad necesitas?
Una destructora de corte en tiras es correcta, pero para obtener un nivel de seguridad adecuado, y aceptado por la RGPD, se recomienda utilizar una destructora con un nivel de seguridad ente (P-3 o P-4).
En la siguiente imagen podrás ver los diferentes tipos de cortes y los niveles de seguridad correspondientes.
Errores que no debes cometer
Estos son algunos de los errores que suelen cometer las personas y debes intentar evitarlos.
– Tirar el papel a la basura. Un error muy común es eliminar los documentos tirándolos a la basura, y si eres de esos, debes saber que lo estás haciendo mal. Si tiras las hojas a la papelera, estarás dando la posibilidad de que algún tercero acceda a ellas, y por lo tanto que accedan a la información que contenga la documentación.
– Destruir únicamente los documentos protegidos por la RGPD. Otro error es pensar que únicamente se deben eliminar los documentos protegidos por la RGPD. Estos se deben destruir, pero no son los únicos. Las empresas cuentan con mucha documentación confidencial e importante que no está protegida por la ley, y para evitar que caiga en manos ajenas, se debe proceder a hacer una buena destrucción.
– Quemar los documentos. Aunque pueda parecer es una solución fácil para acabar definitivamente con todos los documentos, debes saber que el papel está compuesto por diferentes tóxicos, y al quemarlos son contaminantes para el medio ambiente.
En conclusión..
Una buena destrucción documental es esencial para cualquier empresa, y para ello es importante hacerlo de una manera correcta y responsable. En Ofiexperts consideramos que es necesario invertir en una buena destructora de papel, no tan solo como una forma de destruir papel, sino también para mantener a salvo tu confidencialidad.
En OfiExperts, tu suministrador de material de papelería, oficina y colegios, queremos proteger tu intimidad y la de tu empresa.